Znáte to. Zpravodaj je hotový, fotky z hasičského plesu jsou na svém místě, rozpis svozu odpadu v přehledné tabulce. Uložíte PDF, nahrajete ho na web a jdete domů. Jenže člověk, který špatně vidí a nechává si texty předčítat, dostane místo zpravodaje změť slov bez nadpisů, fotky bez popisu a tabulku, ve které se nedá vyznat.

Přitom na tom většinou nemá vinu žádná složitá technika. Stačí pár návyků při psaní ve Wordu a jedna správná volba při ukládání PDF.

Koho se to týká

Pro veřejnou správu je to povinnost. Zákon č. 99/2019 Sb. o přístupnosti internetových stránek a mobilních aplikací se podle § 3 vztahuje mimo jiné na obce a kraje (územní samosprávné celky) a na dobrovolné svazky obcí. Školy a školská zařízení jsou povinným subjektem jen u informací, které musí zveřejňovat podle jiného zákona, například podle zákona o svobodném přístupu k informacím. Digitální a informační agentura ve svých častých dotazech uvádí, že dokumenty zveřejněné na webu, třeba PDF, mají splňovat stejné požadavky jako samotný web. Doporučuje formáty DOCX, ODT nebo přístupné PDF a upozorňuje, že formát PDF/A zpravidla nevyhovuje požadavku na strojovou čitelnost.

Chyb je pořád hodně. Podle zprávy o monitorování přístupnosti za roky 2022–2024 nesplňovalo v roce 2024 požadavky 210 z 487 kontrolovaných webů a aplikací, tedy zhruba 43 %. Za celé tři roky byl nejčastější chybou nedostatečný kontrast textu (715 případů), následovala sémantika a struktura obsahu (586) a chybějící nebo nedostatečné textové alternativy obrázků (280). Zpráva nerozlišuje, kolik chyb bylo přímo v dokumentech, takže čísla beru jako orientaci. Ukazují ale, že jde přesně o věci, které se dají opravit už ve Wordu.

A pro ostatní je to prostě slušnost. Neziskovka nebo firma žádnou zákonnou povinnost mít nemusí. Dokument s nadpisy, popsanými obrázky a čitelnými barvami se ale lépe čte všem, i na telefonu nebo ve vlaku.

Modelový příklad: obecní zpravodaj

Představte si menší obec, která čtyřikrát ročně vydává zpravodaj a dává ho na web jako PDF. Nadpisy článků jsou jen zvětšený tučný text. Fotky nemají žádný popis. Rozpis svozu odpadu je tabulka se sloučenými buňkami a pod článkem o dotaci stojí odkaz „zde“. PDF vzniklo tak, že někdo zpravodaj vytiskl a naskenoval.

Naskenovaný dokument bez rozpoznání textu je pro čtečku obrazovky jen obrázek, takže z něj nepřečte nic. A i kdyby šlo o PDF uložené přímo z Wordu, bez nadpisů se v něm nedá skákat mezi články a odkaz „zde“ nikomu neřekne, kam vede.

Jde o modelový příklad sestavený podle nejčastějších chyb, ne o konkrétní obec. Oprava přitom není složitá a další čísla zpravodaje jdou rychleji, protože stačí jednou upravit šablonu.

Postup krok za krokem

1. Nadpisy dělejte přes styly

Místo zvětšování a ztučňování textu označte nadpis stylem Nadpis 1, Nadpis 2 a tak dále (karta Domů, skupina Styly). Microsoft doporučuje držet úrovně v logickém pořadí a nepřeskakovat je, tedy po Nadpisu 1 nepoužít rovnou Nadpis 3. Čtečka pak umí mezi nadpisy přeskakovat podobně, jako vy očima listujete stránkou. Z nadpisů navíc Word umí sestavit obsah.

2. Obrázkům doplňte alternativní text

Klikněte na obrázek pravým tlačítkem a zvolte Zobrazit alternativní text. Do pole napište jednu až dvě věty, co obrázek ukazuje a proč je v dokumentu. Čistě ozdobné prvky, třeba linky nebo dekorace, označte zaškrtávacím políčkem Označit jako dekorativní a čtečka je přeskočí.

Novější Word umí alternativní text navrhnout pomocí AI. Podle nápovědy Microsoftu se zapíná v Soubor > Možnosti > Usnadnění (políčko Povolit možnost generování alternativního textu pomocí umělé inteligence) a návrh pak potvrdíte políčkem Schválit alternativní text. Vždy si ho přečtěte, AI nezná souvislosti. Pozná „skupinu lidí v sále“, ale neví, že jde o vítání občánků.

3. Důležitý text neschovávejte do obrázku

Pozvánka vložená do zpravodaje jako obrázek je pro čtečku jen „obrázek“. Microsoft doporučuje, aby text v obrázku nebyl jediným nosičem důležité informace. Datum, čas a místo akce proto napište i normálním textem pod obrázek.

4. Tabulky jednoduše a se záhlavím

Označte první řádek jako záhlaví: klikněte do tabulky, na kartě Návrh ve skupině Možnosti stylů tabulek zaškrtněte Řádek záhlaví. Vyhněte se sloučeným a rozděleným buňkám, vnořeným tabulkám a prázdným řádkům. Tabulku používejte na data, ne na rozvržení stránky. Rozpis svozu odpadu tak bude mít sloupce Datum, Ulice a Druh odpadu a nic víc.

5. Odkazy pojmenujte

Místo „klikněte zde“ napište, kam odkaz vede: „Žádost o dotaci na kompostér (PDF)“. Microsoft doporučuje vyhnout se obecným textům jako „klikněte zde“ nebo „více“, protože z nich člověk se čtečkou nepozná, kam odkaz vede.

6. Pohlídejte barvy a kontrast

Běžný text potřebuje kontrast aspoň 4,5 : 1 vůči pozadí, velký text 3 : 1. Světle šedé písmo na bílé nebo bílé písmo přes fotku bývá problém. Barva navíc nesmí být jediným nositelem informace. Když v rozpisu svozu značíte papír modře, napište k tomu i slovo „papír“. Kontrast změříte nástrojem Colour Contrast Analyser (viz níže). Víc o čitelném písmu najdete v článku Typografie a fonty pro negrafiky.

7. Spusťte kontrolu přístupnosti

Na kartě Revize klikněte na Zkontrolovat přístupnost (v anglické verzi Check Accessibility). Vpravo se otevře podokno s chybami a upozorněními. Po kliknutí na položku Word ukáže, kde přesně chyba je, a nabídne doporučenou opravu. Ve starších verzích Wordu ji najdete v nabídce Soubor > Informace. Kontrola nenajde všechno (třeba jestli alternativní text dává smysl), ale na chybějící popisky nebo sloučené buňky upozorní.

8. Uložte PDF se značkami a zkontrolujte ho

Dokument netiskněte do PDF ani neskenujte. Zvolte Soubor > Uložit jako, jako typ souboru vyberte PDF, klikněte na Možnosti a ověřte, že je zaškrtnuté Značky struktury dokumentů pro přístupnost. Právě tyto značky říkají čtečce, co je nadpis, co odstavec a co obrázek.

Hotové PDF pak otevřete v programu PAC (viz níže) a nechte ho zkontrolovat. Program ukáže, co a kde je potřeba opravit. Opravujte vždy ve Wordu a PDF uložte znovu, je to rychlejší než lepit chyby přímo v PDF.

Kde pomůže AI

Nejvíc času zabere psaní alternativních textů, hlavně u zpravodaje s dvaceti fotkami. Tady se hodí chatbot, třeba ChatGPT, Gemini nebo Microsoft Copilot. Nahrajte fotku a použijte zadání:

„Jsi redaktor obecního zpravodaje. Napiš alternativní text k této fotografii pro lidi, kteří používají čtečku obrazovky. Kontext: fotka je z [akce, místo, datum] a v dokumentu je u článku o [téma]. Napiš jednu až dvě věty česky, nejvýš 150 znaků. Nezačínej slovy „obrázek“ ani „fotografie“. Popiš jen to, co je na fotce opravdu vidět a co souvisí s článkem. Nejmenuj osoby, pokud jejich jména neuvedu.“

A druhé zadání na kontrolu struktury hotového textu:

„Níže je text zpravodaje. Navrhni strukturu nadpisů (Nadpis 1 pro název čísla, Nadpis 2 pro jednotlivé články, Nadpis 3 pro podkapitoly) a vypiš ji jako osnovu. Upozorni na odstavce delší než 6 vět a na odkazy typu „zde“ nebo „více“. Text neměň, jen navrhni úpravy.
[vložte text]“

Fotky z akcí s dětmi nebo s rozpoznatelnými lidmi do veřejných chatbotů raději nedávejte a alternativní text napište sami. Výsledek AI vždy přečtěte, je to návrh, ne hotová věc.

Nástroje

Microsoft Word – kontrola přístupnosti, alternativní text i ukládání přístupného PDF jsou přímo v aplikaci (Microsoft 365 a Office 2016–2024). Word pro web je podle Microsoftu zdarma, Microsoft 365 pro jednotlivce stojí 2 699 Kč ročně. Postup v článku je popsaný pro aplikaci ve Windows, ceny a tarify si ověřte na stránce nástroje.

LibreOffice Writer – kancelářský balík zdarma. Kontrolu najdete v Nástroje > Kontrola zpřístupnění a při exportu do PDF (Soubor > Exportovat jako > Exportovat jako PDF, karta Obecné) můžete zaškrtnout Univerzálně přístupné (PDF/UA), které vytvoří PDF podle normy pro přístupné dokumenty.

PAC – PDF Accessibility Checker – zdarma od firmy axes4, pro Windows a bez instalace. Zkontroluje PDF podle norem PDF/UA a WCAG a ukáže, jak dokument „uvidí“ čtečka obrazovky.

Colour Contrast Analyser – zdarma pro Windows i macOS. Kapátkem naberete barvu písma a pozadí a program řekne, jestli kontrast splňuje WCAG.

Co si odnést

  • Nadpisy jsou udělané styly a jdou po sobě bez přeskakování.
  • Každý obrázek má alternativní text, nebo je označený jako dekorativní.
  • Datum, čas a místo nejsou jen v obrázku.
  • Tabulky mají řádek záhlaví a žádné sloučené buňky.
  • Odkazy říkají, kam vedou.
  • Text má dostatečný kontrast a barva není jediná informace.
  • Kontrola přístupnosti ve Wordu je bez chyb.
  • PDF je uložené přes Uložit jako se značkami, ne vytištěné nebo naskenované.
  • PAC hotové PDF zkontroloval.

Nejvíc práce dá první dokument. Jakmile upravíte šablonu zpravodaje nebo výroční zprávy, další čísla jsou přístupná skoro sama. Pokud začínáte s grafikou úplně od začátku, může se hodit i článek S čím začít, než začnu tvořit grafiku.

A pokud byste chtěli šablonu zpravodaje, která je přehledná a přístupná rovnou, nebo krátké školení pro kolegy, kteří dokumenty na web připravují, rád vám pomůžu.

Zdroje: Zákon č. 99/2019 Sb. o přístupnosti internetových stránek a mobilních aplikací; DIA – Nejčastější dotazy; DIA – Zpráva České republiky o výsledku monitorování přístupnosti 2022–2024; Microsoft – Zpřístupnění dokumentů Wordu; Microsoft – Kontrola přístupnosti; University of Washington – Checking Office documents; Microsoft – Alternativní text; University at Albany – Accessible Images in Word; Microsoft – Vytvoření přístupných PDF; Microsoft Word – tarify; LibreOffice nápověda; PDF Association – PAC; Vispero – Colour Contrast Analyser.